Hur gör man en agenda

Ut ur55 miljoner dagliga möten uppnådde endast hälften sina syfte. tillsammans med endast 20 % från utbildade mötesledare finns detta en ökande ansvarsgap inom möten var dem flesta organisationer ej bedömer effekten från sina möten.

Även ifall ett mötesagenda anger mötets riktning, finns detta ännu mer för att utföra vid ledarskaps- samt mötesledningssidan till en effektivt teammöte – detta största existerar förberedelser. 

Det på denna plats inlägget kommer för att visa dig ovärderliga råd till för att sätta enstaka agenda tillsammans modell vid mötesagendan.

Fortsätt studera på grund av för att lära dig hur företag säkerställer för att deras möten existerar produktiva, många fokuserade samt inom den angivna tidsgränsen.

Värdet från för att sätta ett agenda

Agendasättning innebär för att fastställa alternativt ange en mötes avsikt, diskussionspunkter, längd, förväntat påverkan samt den individ liksom existerar ansvarig på grund av diskussionspunkterna.

för att förbereda sig till en styrelsemöte ger deltagarna enstaka sammanfattning ovan mötets uppgift samt åtgärdspunkter vid upphöjd nivå.

En professionell förbereder samt planerar till en träff genom för att sätta mötets agenda.

Med vår kostnadsfria mall för mötesagendor kan du ta bort det förberedande arbetet med att skapa en mötesagenda för varje möte, och i stället låta teamet börja samarbeta – och slutföra viktiga uppgifter – snabbare

Teammötesagendan visar deltagarna agendaämnena, förväntat utfall samt tidsram, således för att samtliga förmå förbereda sina diskussionspunkter inom förväg samt hålla sig mot diskussionsämnet.

I själva verket,64% från mötesdeltagarna tror för att detta bästa sättet för att erhålla dem entusiastiska ovan en sammankomst existerar för att organisera detta väl.

dock identisk undersökning fann för att den yngre generationen föredrar ett kostnadsfri lunch.

Vad bör ni äga med?

Här existerar viktiga saker såsom ständigt bör finnas vid din mötesdagordning:

• Syfte
• Lista ovan ämnen samt deras tidsluckor 
• Diskussionsledare
• Plats/plattform

Du är kapabel även omfatta processen till för att ta itu tillsammans med diskussionspunkterna genom för att dela upp den tilldelade tiden inom mindre tidssegment.

mot modell då oss samtalar om ”hur maximerar oss vår höjdpunkt försäljningsstrategi?” ni kunna notera ner enstaka process som:

• Lista möjligheter – 5 min
• Analysera möjligheterna värda för att investera – 10 min
• Lista utmaningar – 5 min
• Föreslå lösningar – 5 min

Sammantaget kommer dina agendapunkter för att bero vid vilken typ från sammankomst ni kommer för att ha.

Sju råd ett produktiv mötesagenda

1.

Ta upp en enda betydelsefull ämne 

Ett många fokuserat sammankomst tar upp ett bestämd fråga. ni önskar undvika för att sätta en sammanträde såsom tar upp numeriskt värde olika ämnen, liksom för att öka försäljningen samt optimera marknadsföringsstrategier inom identisk möte. 

Har dessa möten separerats på grund av för att artikel mer fokuserade samt meningsfulla till dem relevanta teamen liksom existerar involverade inom varenda mål? 

Låt dessutom gruppmedlemmarna välja ifall dem önskar delta inom mötet alternativt ej.

dem är kapabel välja för att ej delta bara på grund av för att dem ej besitter något för att tillägga mot mötet alternativt på grund av för att deras schema existerar fullt.

Bydelar din möteslänk genom Appointlet kunna ni undvika besväret tillsammans med för att erbjuda in enstaka gruppmedlem likt ej kommer för att artikel tillgänglig på grund av ditt sammankomst.

Appointlet kontrollerar automatiskt ditt teams scheman till för att hitta enstaka lämplig tidpunkt på grund av mötet.

Utöver detta skyddar den manuella godkännandefunktionen dig samt ditt teams almanacka ifrån oönskade möten tillsammans personer likt ej existerar kvalificerade. 

Att äga en fokuserat sammankomst tillsammans endast deltagare såsom kommer för att existera involverade inom beslutsprocessen löser nästa utmaningar inom en möte:

• Gruppmedlemmar vilket multitaskar inom en sammankomst eftersom diskussionsfrågor ej påverkar dem.
  Att skapa en agenda är en sak, men att följa den är en annan

  Dessa medlemmar kommer för att äga detta förbättrad för att sköta andra meningsfulla uppgifter.

• Går utanför ämnet eftersom agendan täcker en brett avsikt. Resultatet existerar överdrivet tidsslöseri samt en improduktivt sammankomst. således överväg för att integrera enstaka app till arbetstimer liksom förmå spåra hur utdragen period man tar vid sig ett övning samt möten.

En utredning från 182 högre chefer fann det71% ansåg för att deras möten fanns improduktiva.

samt 65 % sa för att dem kunde äga varit förbättrad från för att utföra sina egna uppgifter.

Låter bekant?

Alla inbjudna mot mötet bör äga enstaka diskussionspunkt samt tänkbara åtgärdspunkter (dvs. lösningar).

Hur kan du se till att möten är produktiva, håller sig till ämnet och gör deltagarna nöjda? Genom att sätta ihop en riktigt bra mötesagenda!

Mötet skulle handla ifall för att dessa deltagare skulle bedöma sina poänger, samt handlingspunkter, snarare än för att utföra undersökning ifrån grunden.

Det konceptet driver oss mot nästa viktiga aspekt från den perfekta mötesagendan.

2. Låt teamet komma tillsammans med diskussionspunkterna

Istället på grund av för att välja agendapunkter ifrån ditt perspektiv, låt teamet förbättra saker vilket dem tycker existerar viktiga samt värda för att diskutera.

Detta utför för att medlemmarna är kapabel producera mötesflödet samt uppleva mer ägarskap ovan sina roller. likt mötesledare existerar din övning för att fastställa mötets avsikt samt underlätta mötet.

Ett effektivt sätt för att förbättra agendapunkterna skulle artikel för att dela en samarbetsdokument såsom Google Docs alternativt Microsoft OneNote.

varenda bör behärska redigera, undersöka samt lämna kommentarer. Alternativt förmå ni producera en PDF-dokument tillsammans kapacitet för att konvertera PDF mot en Word-dokument således för att dem är kapabel utföra vilka ändringar dem önskar. då ni mailar teamet för att ni kommer för att äga en sammanträde angående enstaka sju dagar samt dess avsikt kommer ni för att omfatta länken mot dokumentet inom e-postmeddelandet.

på grund av enstaka steg-för-steg-guide angående denna process, kolla in den denna plats resursen vid Hur man redigerar enstaka pdf inom word, vilket hjälper mot för att effektivisera dokumentsamarbete samt redigering.  

Men vilket kommer ni för att ta tillsammans inom samarbetsdokumentet samt hur vägleder ni teammedlemmarnas förslag?

Låt oss titta vid detta inom nästa avsnitt.

3.

Här är några råd för att hålla mötet på rätt spår: Börja med att gå igenom agendan; Håll diskussionerna inom utsatt tid; Uppmuntra alla deltagare att bidra; Sammanfatta nyckelpunkter och nästa steg i slutet av mötet; Justera din agenda för virtuella möten

Använd 4×4-metoden till för att strukturera diskussionsämnena

Fyra-av-fyra-metoden existerar en ramverk på grund av för att guida mötets syfte. 

Så på denna plats ser detta ut:

• Fyra saker liksom teamet åstadkommit sedan förra mötet
• De utmaningar alternativt blockerare såsom teamet ställdes inför då dem slutförde uppgifterna
• Fyra saker vilket teamet kunde åstadkomma inför nästa möte
• Eventuella denkbar blockerare på grund av dessa framtida uppgifter

Uppföljning från resultatet ifrån detta senaste mötet håller teamet ansvarigt på grund av dem data vilket dem tar upp ifrån en sammankomst.

Annars skulle dem uppleva för att ingenting förändras efter mötena alternativt för att dem existerar slöseri tillsammans med tid.

Jag bör sätta detta inom en praktiskt exempel: säga för att ni besitter ett e-handelsbutik vid Shopify var ni sälja varor online samt villöka salg tillsammans 100,000 100,00 USD. därför syftet tillsammans med mötet existerar för att besluta hur man förmå öka försäljningen tillsammans med $70,000.

dock ni ägde troligen en försäljningsmål vid XNUMX XNUMX $ nära detta senaste mötet.

Genom för att tillämpa 4×4-ramverket äger oss följande:

1. Fyra saker likt teamet åstadkommit sedan förra mötet
   1. Merförsäljning mot 1,000 30,000 kunder, vilket resulterade inom XNUMX XNUMX $ försäljning
   2. Korsförsäljning mot 600 kunder, vilket resulterade inom 20,000 XNUMX $ försäljning
   3. Omriktade 5,000 1,000 webbplatsbesökare, vilket resulterade inom XNUMX XNUMX $ försäljning
   4. Utskickad kundnöjdhetsundersökningar
2. De utmaningar alternativt blockerare likt teamet ställdes inför då dem slutförde uppgifterna
   1. 30 % svarsfrekvens ifrån kundnöjdhet enkäter
   2. Över 4,000 XNUMX återinriktade webbplatsbesökare konverterade ej osv.
3. Fyra saker liksom teamet skulle behärska åstadkomma innan nästa sammanträde (dvs efter mötet ni planerar).

   denna plats existerar var ni lägger upp målen ni kommer för att diskutera beneath mötet.

   1. Merförsäljning mot 2,000 60,000 kunder på grund av för att erhålla $XNUMX XNUMX försäljning
   2. Korsförsäljning mot 1,200 40,000 till för att ett fåtal XNUMX XNUMX $ försäljning
   3. Retarget 10,000 2,000 webbplatsbesökare på grund av för att erhålla $XNUMX XNUMX försäljning
   4. Upprätta ett e-postmarknadsföringsstrategiy strömlinjeformad medmarknadsföringsverktyg på grund av Shopify
   5. Optimera butiken till för att ett fåtal mer salg organiskt tillsammans med hjälp från Shopify appar på grund av hastighetsoptimering.
4. Eventuella möglich blockerare till dessa framtida uppgifter
   1. Saknar expertis inom e-postominriktningskampanjer
   2. En begränsad kunddatabas.

Du kunna notera ner dem fyra tidigare prestationerna samt dem fyra målen inom ditt delade papper.

Låt sedan teamet beläggning inom utmaningarna samt tänkbara åtgärdspunkter.

Detta leder mig mot hur ni bör strukturera dessa problem att diskutera inom din agenda.

4. Designa specifika samt utmanande frågor

Astudera vid en företags veckomöten fann för att teamen ansåg för att vaga agendor gjorde för att mötena slösade tidsperiod.

Vaga agendor existerar saker vilket "veckovisa marknadsavdelningsmöten" var mötet är kapabel leda mot hundra olika diskussioner, utan klart resultat.

Jämför detta tillsammans med ett agenda likt "hur förmå oss öka vår SMS-kampanj omvandlingsfrekvens tillsammans 30 %?"

En klar agenda specificerar diskussionspunkterna samt tipsar angående detta förväntade resultatet.

denna plats existerar fler modell vid specifika samt utmanande frågor/ämnen:

• Hur är kapabel oss ett fåtal $2,000 10,000 ifrån för att rikta in oss vid XNUMX XNUMX webbplatsbesökare?
• Hur är kapabel oss sälja 60,000 2,000 USD ifrån merförsäljning mot XNUMX XNUMX kunder?
• Vad länkbyggande strategier kunna oss implementera på grund av för att öka vår webbplats domänbehörighet?
• Vad förmå oss utföra till för att utveckla vår nöjdhetsundersökning tillsammans 50 %?

5.

Avsätt tillräckligt tillsammans period till varenda punkt vid dagordningen

När ni tilldelar tidsperiod till varenda punkt vid dagordningen, lita vid hur många tidsperiod ni vanligtvis spenderar vid tidigare möten samt överväg antalet föredragshållare till varenda punkt. Begränsa sedan varenda punkt vid agendan mot den minsta tidsperiod vilket behövs till för att behandla den.

ni kunna tycka för att paus mellan diskussionsämnen existerar mot hjälp eftersom människor självklart behöver pauser. 

Viktigast från allt, låt mötets ägare driva mötet. Helst kommer varenda medlem för att diskutera sin diskussionspunkt. Kom minnas för att rangordna dem maximalt kritiska punkterna vid agendan eftersom vissa medlemmar förmå lämna halvvägs in inom mötet.

Skillnad mellan de tre kategorierna av agendapunkter: informationsämnen, diskussionsämnen och åtgärdspunkter

ni är kapabel strukturera samt avsätta tidsperiod på grund av mötesämnena ifrån viktigast mot minimalt viktig – alternativt experimentera genom för att börja tillsammans med dem snabbaste samt enklaste agendapunkterna.

6. äga enstaka "parkeringsplats"-sektion vid din agenda 

En parkeringsområde existerar ett sektion var ni agerar in samtliga ämnen likt ej existerar aktuella liksom ett gruppmedlem tar upp.

ni bör äga detta utrymme inom samarbetsdokumentet (t.ex. Google Dokument). Mötesinbjudna förmå undersöka dessa objekt, lämna kommentarer samt mot samt tillsammans åtgärda några från dem före mötet.

Att ignorera parkeringen liknar för att försumma mötespauser. detta denna plats existerar naturliga saker såsom kommer för att hända även angående ni ej schemalägger dem.

då ni äger din agenda tillsammans samtliga sektioner liksom diskuterats, existerar detta dags till detta sista stadiet till fastställande från agendan.

7. Dela agendan inom förväg samt omfatta förväntade resultat

Du bör ständigt dela den slutliga agendan tillsammans teamet 48 timmar inom förväg.

Det här inlägget kommer att visa dig ovärderliga tips för att sätta en agenda med exempel på mötesagendan

Dagordningen bör innehålla diskussionsämnen, föredragshållare, tidsluckor samt "parkeringspunkter". 

Assaf Cohen, likt driver spelbolaget Solitaire Bliss, inkluderar obligatorisk läsning vilket enstaka sektion från hans mötesdagordning. "Vi önskar för att vårt grupp existerar förberett samt kunnigt för att vandra in inom våra möten.

oss inkluderar ofta en memo alternativt enstaka överblick inom agendan således för att vårt grupp är kapabel komma igång samt bidra mer mot våra möten.”

Tillåt dem inbjudna för att lägga mot vid dagordningen ifall detta verkar lämpligt. undersöka sedan ändringarna samt dela den färdiga kopian 24 timmar inom förväg till för att varenda bör artikel vid identisk blad.

Att tydliggöra syftet med varje agendapunkt hjälper dina teammedlemmar att förstå vad som är viktigast och vad man ska fokusera på

ni existerar idag redo för att äga mötet! Kom minnas för att ställa in enstaka påminnelse till för att varna teammedlemmarna ifall mötet samt ställ in programvara till mötesprotokoll inom förväg till för att spela in diskussioner således för att ni förmå anlända åt dem till framtida användning.

Avslutande tankar

När ni sätter enstaka agenda behöver ni ej kurera teamet – ni behöver bara beslutsfattarna.

äga dessa råd inom åtanke:

• Låt beslutsfattarna avgöra agendapunkterna samt presentera dem beneath mötet.
• Utse ett chef såsom bör ansvara på grund av tidshantering samt titta mot för att teamet når målet tillsammans mötet.
• Tilldela minsta mötestid, dock äga utrymme på grund av pauser.
• Designa specifika samt utmanande diskussionsfrågor samt be mötesdeltagarna för att dela tillsammans med sig från tänkbara handlingspunkter.

Viktigast från allt, äga ett feedbackprocess på grund av vart samt en från dina möten.

Följ upp dem åtgärder liksom föreslås beneath mötet på grund av för att hålla medlemmarna ansvariga.

Slutligen, ta reda vid hurUtnämning är kapabel hjälpa mot för att effektivisera dina teammöten idag!